Kesekretariatan
A.
Pengertian
Umum Kesekretariatan
Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau
aktifitas yang dilakukan oleh
sekretariat.
Sementara
sekretariat adalah organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai
kerja ketatausahaan.
Menurut websteris third new international
dictionary (1982)
Sekretariat adalah
1. Kantor
seorang sekretaris
2. suatu
kelompok pekerja sekretaris.
Kemudian moekijat memberikan pengertian
sekretariat dalam 3 pengertian:
1. Pada
mulanya sekretariat sekedar merupakan tempat seorang sekretaris bertugas
2.Kemudian
mengalami perkembangan sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris
melakukan tugas dalam bidang:
·
tata
keterangan
·
tata
warkat
·
tata
usaha
3. Pada
akhirnya Sekretariat adalah organisasi tempat sekretaris beserta pembantunya
melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi.
Dari defenisi
kesekretariatan, maka kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti):
1.
Kantor
atau tempat kerja seorang sekretaris
2.
Kelompok
sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha.
3.
Bagian
dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang
tercapainya tujuan organisasi.
B.
Macam-macam
Sekretariat
Ø Tiga macam bentuk sekretariat
·
Sekretariat
yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris
·
Sekretariat
yang ditangani oleh beberapa sekretaris
·
Sekretariat
sebagai bagian dari suatu organisasi
C. Peranan Sekretariat adalah
Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan
organisasi lain, guna memperlancar aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai
tujuan organisasi.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya
Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan
aktifitas penunjang adalah
Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari:
- Menghimpun
- Mencatat
- Mengolah
- Menggandakan
Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
A.Ruang Lingkup
• Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
•Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
•Menyelenggarakan rapat-rapat.
•Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
- Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi
